Representantes do Tribunal Regional Eleitoral de Minas Gerais (TRE-MG) realizaram, no dia 9/10, uma visita técnica à Coordenação de Arquivo Permanente (Coarpe) do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), localizada no bairro Cincão, em Contagem, na Região Metropolitana de Belo Horizonte. A atividade promoveu a troca de experiências e boas práticas em gestão documental, a preservação da memória institucional e a modernização dos serviços prestados.
A Coarpe é uma unidade vinculada à Gerência de Gestão de Documentos da Segunda Instância, Eletrônicos e Permanentes (Gedoc), que integra a Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged) da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), sob a superintendência da 2ª Vice-Presidência do TJMG.
Com a missão de garantir a preservação do patrimônio documental do Judiciário, a Coarpe custodia processos judiciais históricos recolhidos de 155 comarcas do Estado. De acordo com a coordenadora da Coarpe, Sônia Aparecida dos Santos, muitos desses documentos corriam o risco de se perder nos fóruns do interior:
“A nossa importância está em resgatar essa documentação. Muitas vezes o documento vem danificado, contaminado ou com infestação ainda ativa. Então, a gente faz essa recuperação e guarda, mas não só para ficar guardado, também para dar acesso e permitir a difusão de toda a história do Poder Judicial.”
Durante o percurso pelas instalações, a comitiva do TRE-MG acompanhou o fluxo de trabalho que estrutura o ciclo do documento permanente no TJMG: higienização, digitalização e acondicionamento.
Aprendizado estratégico
Para os representantes da Justiça Eleitoral, a imersão na estrutura do TJMG serviu de aprendizado estratégico para a estruturação dos seus próprios projetos de arquivo e de memória.
O arquivista do TRE-MG Aldrin Frederico de Guimarães e Sales ressaltou a posição de vanguarda ocupada pelo Arquivo Permanente da Corte mineira:
“O TJMG é nossa referência nacional em termos de gestão documental e, nesse momento em que estamos em uma fase de transformação digital dos nossos processos no TRE, a visita ao Arquivo Permanente sempre é muito enriquecedora para o nosso trabalho.”
Ao elogiar a organização dos fluxos de trabalho da Coarpe, a secretária de Segurança da Informação do TRE-MG, Ana Márcia Passarini de Resende, destacou que a experiência vai auxiliar no planejamento de ações documentais na Justiça Eleitoral:
“Entender esse processo de preservação do TJMG, inclusive a busca de documentos nas comarcas, no nosso caso, dos cartórios eleitorais, nos ajuda muito. A gente tenta adequar essa excelência do TJMG à nossa dimensão, construindo um caminho de melhoria contínua.”
Na avaliação do representante da Seção de Memória do TRE-MG Tomás Woodall Silva de Assis, o intercâmbio de conhecimentos entre órgãos do Sistema de Justiça otimiza soluções institucionais e evita a duplicidade de esforços:
“É muito importante o benchmark entre as instituições para que as boas lições sejam aprendidas e cada setor não tenha que ‘inventar a roda’. Podemos aprender com o que o TJMG já faz muito bem e aplicar na nossa realidade, fortalecendo também a educação de cidadãos, servidores e magistrados sobre o valor da história.”
Consulta pública
A eficiência e a rapidez no atendimento ao cidadão também foram pontos enfatizados durante a visita ao Arquivo Permanente. No TJMG, os processos cadastrados no sistema interno são disponibilizados para consulta pública por meio do portal Acervo Minas Justiça. Caso a peça solicitada ainda não esteja digitalizada, a equipe da Coarpe realiza a localização física, providencia eventuais reparos no laboratório e efetua a digitalização, sob demanda, dentro do prazo legal.
Desde 2016, a Coarpe realizou 46.632 atendimentos, entre pesquisas presenciais e virtuais. A unidade ultrapassa a marca de 3,5 milhões de laudas digitalizadas e disponibilizou mais de 28 mil documentos digitais para consulta direta na plataforma virtual.
Além disso, a excelência das ações de preservação conferiu ao TJMG o Prêmio CNJ Memória do Poder Judiciário 2026, na Categoria II – Patrimônio Cultural Arquivístico, com a publicação do “Guia de fontes documentais do Arquivo Permanente do TJMG – História Negra: escravidão, liberdades, resistências e violências”.
Pelo TRE-MG, também acompanharam a visita técnica: Claudia Lúcia Mendes Froes, Doraci Maria Barbosa, Francisco Rita Teixeira Filho, Graciane Rocha Andrade, Marcos Almeida Alves e Tatiana Laura Rezende Vieira.
Confira outras imagens no Flickr oficial do TJMG.
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